ERP-System an Kopano (Adressen / Kalender)

Apps & App Center
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#1

Hallo zusammen,

zum Jahreswechsel möchte ich ein neues ERP-System einführen. Habe mir mal die Demo von WaWision angeschaut was mir ganz gut gefällt.

Als Groupware kommt ja Kopano zum Einsatz. Im Moment noch alles im Testbetrieb. Aowohl ERP/CRM wie auch Groupware brauchen Adressen und Kalender.

Gibt es eine Möglichkeit diese zu verbinden? Sonst hat man am Ende ja unzählige Daten-Inseln.

Oder gibt es ein anderes ERP für welches es Schnittstellen zu Kopano gibt?

Viele Grüße
Sven

#2

Oder ich stelle die Frage etwas anders. Hat Kopano irgend eine Schnittstelle um Adressen aus Dritt-Systemen anzuzapfen?

Ich dürfte ja nicht der Einzige sein der nicht alle Adressen in allen Systemen getrennt pflegen möchte :slight_smile:

#3

Hallo Pixel.
Da hast Du ja ein geiles Thema… kennst Du das Buch: Die unendliche Geschichte? :slight_smile:
Spass beiseite. Ich bin diesen Weg auch gegangen, bzw. war mein Problem.

Bei den folgenden Aussagen handelt es sich ausschließlich um meine Meinung!

Mein Gedanke, als Ausgangslage:
Eine Wawi/ERP ist der Ausgangpunkt. Das war, so sehe ich es jetzt, mein Fehler.
Diese Anwendungen sind zu sehr spezialisiert, haben nicht die Anpassungsmöglichkeiten (bzw. nur zu horenden Preisen). Und bei den Schnittstellen identisch.

Mir musste jemand den Zahn ziehen: Die WaWi ist die zentrale Stelle der Datensammlung.
Dazu hat mir jemand deutlich gesagt: Nein, das ist nicht so, macht keinen Sinn.
Also…
a) CRM System

  • Adressen werden gesammelt
  • Zu Adressen -> Kontakte (Mails, Anrufe, Tickets, Mailablage, Dokumentenablage, usw.) -> ist einfach dazu gekommen, sehr praktisch, war nicht geplant. Aber das kann ein CRM nun mal. :slight_smile:
  • zentrale Stelle für jede weitere Software. Denn ein CRM ist meist sehr umfangreich in den Schnittstellen!
  • Info #1: Adressen werden (alle oder markiert) an Outlook übergeben.
  • Info #2: Outlook -> hier habe ich meine TK (CTI), Kopano, Mobile Devices, usw. angebunden. Dazu möchte ich sagen: Ja, es geht auch ohne Outlook. Das schneide ich hier nur kurz an! Jeder versucht das Rad neu zu erfinden. DeskApp, Thunderbird, Lightning, WebApp, usw. Das ist Quatsch. Outlook ist eine Software zu der es zich weitere Möglichkeiten gibt! Und darauf kann man, im geschäftslichen Alltag nicht verzichten. Meine Meinung.
  • Info #3: Bei meinem CRM kann ich Felder hinzufügen. So konnte ich (selber) in kurzer Zeit weitere kriterien definieren. Welcher Kunde hat eine Firewall? Welcher Kunde sollte UCS bekommen? Welcher Kunde hat ein altes Zentyal? Usw. Insbesondere diese Möglichkeit erleichtert uns das Leben extrem.
  • Info #4 Im CRM lege ich Kontakte an. Ein Kontakt wäre auch “Server Backup prüfen”. Dieser "Kontakt ist als Anruf oder Mail rein gekommen (oder auch per Hand angelegt. Kann also durchaus auch ein Support-Ticket sein!
    Diesen “Kontakt” kann ich dann mit 1 Klick als (Beispiel) Kalendereintrag zu Outlook bringen. Ich wähle aus ob mein Kalender/Techniker ABC. Datum/Uhrzeit (klar) und speichern. Das wars. Das geile ist: Betreff, Ort, Kundenname, Kontaktdaten UND die Beschreibung werden automatisch in den Termin übergeben. Selbiges als Aufgabe oder Mail.
    Im CRM sehe ich auch (1 Klick) wer, welche Aufgabe/Termin/Ticket, usw. noch zu erledigen hat. Das sind die sogenannten “Berichte”. Lassen sich selber schnell erstellen. Ist das Ding abgeschlossen, dann Haken setzen, fertig.
  • Info #5 Hatte ich schon geschrieben? 1 Klick (oder vollautomatisch) und eine eingehene Mail wird zu der Adresse abgelegt.

Und vieles mehr… das war der Ausführliche Teil. Damit wollte ich darstellen warum ein CRM als zentrale Stelle.

b) Outlook

  • Habe ich oben schon geschrieben. :slight_smile:

c) WaWi oder ERP

  • Natürlich sind immer die anforderungen zu beachten. Aber platt gesagt: Das Ding macht NUR noch das wozu es da ist! Adressdaten werden an ERP übergeben (bei mir erst wenn ein echter Geschäftsvorfall erzeugt wird). Was also macht das ERP bei mir?
  • Das ERP bekommt die relevanten Daten: Adresse, Konditionen, Rabatt, Kundennummer. Ende (bischen mehr noch). Halt die rudimentären Daten die für Geschäftsvorgänge benötigt werden.
  • Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, usw.
  • Bestellungen, Bestellvorschäge, Lager
  • usw.

d) Buchhaltung

  • Bei mir mit in der WaWi

e) DMS - Dokumentenmanagmensystem

  • Kommt in Kürze

Fazit:

  • CRM als Zentrale da am meisten Flexibiliät
  • Welche Schnittstellen werden benötigt, sind vorhanden

Welche Software setze ich ein, ich versuche mich kurz zu fassen!!!
Hier sei vorab bemerkt, dass ich die Apps aus dem UCS noch testen werden. Ich habe diese Möglichkeiten zwar nicht übersehen, jedoch drängte die Zeit.

  • Preis: Ja, die folgende Software kostet Geld. Allerdings kann, will und habe ich keine 30.000 EUR ausgegeben (war ein lustiges Telefonat bei meiner Suche!). :slight_smile: Ganz im Gegenteil. Ich denke ich habe einen angemessenen Preis bezahlt. Die Leistung stimmt. Und… nach Anschaffung habe ich 6 Monate gebraucht. Das Geld kommt echt wieder rein (CRM + Ticket + Zeit).
  • CRM = Cobra -> Hier hatte ich erst Combit. Sehr geiles Teil. Aber zu mächtig für mich. Support-/Programmiererpreise waren Ok. Aber es musste jeder Furz angelegt werden (toll das es geht) und ich konnte nix selber machen. Deswegen also Cobra. Hier kann man viele Dinge selber machen, die Datenbank erweitern, Filter setzen, Berichte erstellen, usw. Auch hier würde ein externer Dienstleister überschaubares Geld nehmen.
    Hier bin ich echt scharf drauf das CRM aus den UCS-Apps zu testen. Vielleicht finde ich in diesem Leben ja noch die Zeit.
  • Mailserver = Kopano -> muss ich ja nix zu sagen. Als MTA setzen wir definitiv auf Outlook. Übrigens auch wegen der weiteren Anbindungen. Viele weitere Softwarehersteller schreiben “Exchange” als Voraussetzung. Man sollte man hinterfragen ob es direkt an den Mailserver geht oder über den Weg Outlook. Denn wenn Outlook gemeint ist (PlugIn), dann geht zu 90% auch ein Kopano-Server. Beispiel Cobra -> Das Plugin wird in Outlook hinterlegt. Und so ist es dem Cobra völlig wurscht ob Exchange oder Kopano dahinter steht. Und da könnte ich jetzt eine lange Liste aufführen!
  • WaWi = Lexware -> Ja, Nein, bitte nix sagen! Gutes Ding. Jedoch schweine langsam und an einigen Stellen definitv nicht zuende gedacht (z. B. sind die Bestellvorschläge ein Lacher! = Zusatztool!) Wie dem auch sei… hier bin ich auch scharf daruf die UCS-App zu testen. Mal sehen.
  • Buchhaltung = Lexware -> hier kann man nix meckern. Einfaches, fettes Teil. Neben den üblichen Funktionen einer Buchhaltung ist insbesondere der DATEV-Import zu erwähnen. Ich bekomme also die Daten von meinem Steuerberater (Jahreabschluß) immer schön eingespielt. So habe ich jederzeit die richtigen, altuellen Zahlen im Haus.
  • DMS -> bin ich noch nicht sicher. Ich glaube auch hier eine App gesehen zu haben.

So… reicht das erst mal? :slight_smile:

Schönes WE, viel Spass mit dem ganzen Text.

Quickly

#4

Danke für die ausaführliche Antwort. Einer der Gründe warum mich WaWision interessiert ist das es ERP und CRM ist und ich damit eben beides habe und diese der zentrale Adress-Pool darstellt.

Das würde IMHO auch Sinn machen da das ERP/CRM ja die meisten Details (Felder) zu einem Adress-Datensatz vorhält, die Groupware (in diesem Fall Kopano) eine Teilmenge daraus.

Ich habe hier kein Outlook und möchte ehrlich gesagt auch keines. Ich will mit dem Weninterface arbeiten (wenn möglich). Der Datenaustausch müsste also serverseitig passieren.

Was ich absolut nicht verstehe ist dass jedes mal wenn ich in den letzten Jahren! einen Ansatz zur Lösung dieses Problemes gestartet habe ich den Eindruck gewann ich kleine Firmen bin der Einzige der das braucht. Ich frage mich wie die Großen dass machen. Da werden doch mit Sicherheit keine doppelten und dreifachen Datenstämme gepflegt. Warum es hier noch keine Standard-Lösung ist mir ein Rätsel.

Alternativ müsste ich mir sonst TecArt (Im UCS AppStore) anschauen. Das wirbt zumindest damit ERP/CRM und Groupware in einem zu sein …

#5

Mir ging es darum zu definieren, dass das CRM halt anpassbar sein sollte und viele Schnittstellen haben sollte. Die weitere Software kann man dann, aus diversen Gründen, dann schnell tauschen.
Ich mache es immer gerne mit einer entsprechenden Trennung der Module. Ich nehme gerne das CRM einzeln und achte darauf, dass dann von dort, CRM-Zentrale, alles weitere abgeht.

Was ich absolut nicht verstehe ist dass jedes mal wenn ich in den letzten Jahren!

Tja, das habe ich mich auch gefragt und mich auch geärgert. Jede Anfrage brachte folgendes Ergebnis: Klar kann das unsere Software, ach ne… aber das kann gemacht werden… muss ich nur anfragen… und dann kam der Preis!
Die Großen haben ein anderes Budget :slight_smile: Habe hier einen Kunden mit 250 Usern… da sind die Kosten für das DMS alleine mein Jahresgehalt.

Die Apps von UCS will ich mir auch noch unbedingt ansehen. Ich bin gespannt. Muss ja nicht alles so bleiben.

Quickly

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